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COT-PR01-PROCEDIMIENTO DE COTIZACION DE PRODUCTO
OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Establecer el procedimiento para cotizar producto en la organización ENGLISH LANGUAGE SERVICES LTDA.
ALCANCE
Este procedimiento aplica desde la solicitud de cotización por parte del representante comercial o del cliente, hasta la confirmación de la orden de compra por parte del cliente.
RESPONSABLES
Persona Encargada de Cotizaciones, Representantes Comerciales Locales y Nacionales, Gerencia financiera o comercial.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Formato de solicitud de cotización, cotización en formato pdf emitida para el cliente.
ACTIVIDADES
| # | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | REGISTRO |
|---|---|---|---|
| 1 | El representante comercial inicia solicitando una cotización vía email a cotizaciones, del material presentado al colegio por envío de muestras, o selección del catálogo de la editorial. | Representante comercial local y nacional | Solicitud de cotización con el formato de cotización |
| 2 | En Formato de cotización se revisa disponibilidad de títulos y cantidades, precios y descuento que los isbn sean correctos y concuerden con el título que el cliente quiere. De no haber disponibilidad, se informa al representante comercial. Cuando el formato no está bien diligenciado, se indica al representante que la solicitud está incompleta o tiene inconsistencias y que debe corregirla y enviarla nuevamente. | cotizaciones | Formato de cotización |
| 3 | Cuando la solicitud es correcta, se debe revisar en la página de cada editorial el valor del libro y confirmar la existencia del libro en el inventario. | cotizaciones | |
| 4 | Con esta información se pasa a hacer la conversión de la moneda de origen con el factor autorizado por gerencia. | cotizaciones | Documento de cotización excel |
| 5 | Gerencia financiera revisa los precios y verifica que sean correctos junto con el descuento que se le brinda al cliente. | Gerencia financiera | Documento de cotización pdf |
| 6 | Se envía cotización al representante comercial para que autorice el envío; con la aprobación, se envía la cotización al cliente. | cotizaciones | Documento de cotización pdf |
| 7 | El cliente confirma la aceptación con la orden de compra que se envía a coordinador de importaciones para importar. | cotizaciones, coordinador de importaciones | Orden de compra del cliente o representante comercial. |
COT-PR02-PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACION DE PRECIOS DE LISTA DE PRODUCTO EN SOFTWARE
OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Establecer el procedimiento para la salida de producto por venta y entrada por legalización de remisiones en la organización ENGLISH LANGUAGE SERVICES LTDA.
ALCANCE
Este procedimiento aplica desde recepción de los precios de venta por parte de las editoriales hasta la actualización en el software.
RESPONSABLES
Cotizaciones, técnico de TIC, gerencia administrativa.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Lista de precios PVP de calendario.
| # | ACTIVIDAD | RESPONSABLES | REGISTRO |
|---|---|---|---|
| 1 | La Editorial nos envía su lista de precios actualizada, de e-books, libros físicos y material didáctico con su respectiva moneda de origen. Se revisa el descuento que nos aplican en los productos. Gerencia aplica un factor especial con el cual se podrá hacer la conversión a pesos colombianos. | Gerencia administrativa/ financiera, cotizaciones | Lista de precios de editorial en moneda origen |
| 2 | Se envía a sistemas para que puedan actualizarla en el software por medio de una plantilla de actualización de productos. Se envía a email de librería los precios del calendario A o B según sea. | Cotizaciones, sistemas. | Lista de precios PVP de calendario. |
| 3 | En el momento que gerencia autorice, se envía la lista de precios a los representantes comerciales. | Cotizaciones, gerencia administrativa. | Email con lista de precios PVP |